Selamat Hari Raya Idul Fitri

Aris Ekyanto HS

Pemrosesan Transaksi Berbasis Komputer

Pemrosesan Transaksi Berbasis Komputer

Penginputan data ke dalam sistem informasi dapat melalui beragam cara:

• dengan merekam data ke dalam sebuah formulir
• dengan menginputkan data langsung ke dalam computer
• dengan sms
• dengan menginputkan data di internet
• dengan barcode scanner
• scanner yang lain

Dokumen Input

Dokumen input adalah formulir atau dokumen sumber, yang datanya akan diinputkan ke dalam sistem informasi. Contoh adalah dokumen penjualan.

Fungsi dokumen input:

• sarana untuk mengotorisasi suatu transaksi
• sarana untuk memicu tindakan yang diharapkan (missal, memicu konsumen untuk membayar)
• refleksi akuntabilitas
• menyediakan data untuk membuat laporan

Desain dokumen input yang baik:

• judul yang bermakna
• marjin
• ukuran font
• warna
• berat kertas
• nomor urut tercetak untuk dokumen yang sensitif

Tampilan layar komputer untuk entry data yang baik:

• warna yang nyaman di mata user
• memudahkan user dalam menginput data
• perhitungan otomatis
• kursor otomatis berpindah ke elemen data yang mesti diinput oleh user
• pesan kesalahan yang mudah dipahami
• menu help yang tersedia untuk membantu user

Proses

Pemrosesan Input:

• off line (biasanya data diinputkan secara batch). Pemrosesan secara batch relative lebih murah dibandingkan dengan pemrosesan secara online
• on line
  

Dokumentasi Proses

• System flowcharts
• Computer system flowcharts
• (lihat yang sistem object)

Alternatif pendekatan pemrosesan data:

• Periodic processing approach (sistem batch)
  · Sequential updating from batched input
  · Sequential updating after online data entry
  · Direct updating
• Immediate processing approach (real time processing)

Perbandingan antara periodic processing approach dan immediate processing approach.

Periodic processing approach
Keuntungan:
meningkatkan efisiensi pemrosesan data, khususnya pada saat perusahaan mesti memproses batch yang sangat besar
memungkinkan pengendalian menggunakan total batch untuk menjamin keakuratan dan kelengkapan data yang diproses.
pemanfaatan computer hardware dan software secara ekonomis

Kelemahan:
data dalam master file adakalanya out of date
jika ada kesalahan dalam transaksi maka koreksi atas kesalahan akan tertunda, dan pembetulan mesti menunggu sampai siklus proses berikutnya tiba

Immediate processing approach
Keuntungan:
mampu menyediakan informasi yang uptodate
transaksi dapat segera diedit pada saat transaksi direkam, koreksi atas kesalahan dapat langsung dilakukan tanpa delay

Kelemahan:
membutuhkan hardware dan software yang cukup canggih
sistem yang lebih kompleks
lebih sulit dan lebih kompleks dalam membangun jejak audit

Manajemen Data

Aktivitas utama sebuah sistem informasi adalah transformasi data. Untuk mencapai tujuan tersebut, data mesti direkam, disimpan, diupdate, dimodifikasi, dipanggil ulang –
atau dengan kata lain, dikelola. Data, tidak memiliki nilai (tidak bermanfaat) jika data tersebut tidak terorganisir dengan baik.

Model Data

• Orientasi File
• Orientasi Database (yang saat ini banyak diterapkan)

ORIENTASI FILE
Hirarki data dalam Model Data orientasi File: Elemen data – Record – File

Tipe file:

• Master file (berisi record mengenai suatu entitas, misal: produk, konsumen)
• Transaction File (memuat record mengenai suatu kejadian, seperti penjualan)
• History File (memuat record mengenai transaksi masa lalu, archive file)
• Reference File (table yang berisi data yang diperlukan dalam kalkulasi, seperti table harga produk).
  

ORIENTASI DATABASE

Hirarki data dalam Database: Elemen Data – records – Tabel – Database

Dokumentasi data dalam sistem database:

• Kamus data (data dictionary). Kamus data memuat informasi mengenai elemen data yang ada di dalam database. Kamus data menyimpan informasi mengenai nama elemen data (field), deskripsi data tersebut, ukuran field, type data, sumber data, dan lain sebagainya.
• Diagram Entity – Relationship. Diagram ini merupakan diagram model data secara konseptual yang menggambarkan entitas dan kaitan antar entitas secara grafis.

Perbandingan Pendekatan Orientasi File dan Orientasi Database

DATA REDUNDANCY
Data yang redundan dapat menyebabkan informasi yang tidak reliable dan mengurangi efisiensi. Peluang terjadinya redundansi data lebih tinggi dalam sistem File.

DATA CONSISTENCY AND STANDARDIZATION
Data yang konsisten akan menghasilkan informasi yang reliable dan meningkatkan efisiensi. Dalam Sistem File, setiap aplikasi memiliki file sendiri-sendiri. Oleh karena itu butuh usaha lebih untuk standardisasi data dan koordinasi data. Data dalam sistem database lebih konsisten dan lebih terstandardisasi.

DATA SHARING DAN INTEGRASI
Data sharing akan mengurangi kebutuhan media penyimpanan. Selain itu, data sharing akan memperkaya informasi yang dihasilkan. Dalam Sistem File, integrasi informasi dari beberapa file membutuhkan pemrosesan lebih lanjut. Derajat sharing lebih tinggi dalam sistem Database dibandingkan sistem File.

DATA ACCESSIBILITY
Semakin mudah akses terhadap data, semakin beragam pengguna yang dapat memanfaatkan informasi dari data tersebut. Dalam sistem Database, data yang tersentral memudahkan akses terhadap data. Derajat askesibilitas dalam sistem File lebih rendah.

DATA FLEXIBILITY
Fleksibilitas memudahkan modifikasi terhadap aplikasi. Fleksibilitas dalam sistem Database lebih tinggi, karena organisasi dan manajemen data independent dari aplikasi.

DATA SECURITY
Data sebagai sumber daya perlu diproteksi, untuk menjamin keamanan dan integritas data. Data dalam database relatif lebih rentan dibandingkan dalam sistem File. Peluang untuk kehilangan seluruh data lebih tinggi dalam sistem Database dibandingkan sistem File. Namun, sistem pengamanan dalam DBMS dan sistem backup cukup andal untuk membantu menjaga integritas database.

DATA CAPTURE DAN ENTRY
Sarana perekaman data yang efisien akan meningkatkan keakuratan data dan pengurangan biaya. Dalam sistem File, karena setiap aplikasi mengakses file mereka sendiri-sendiri, ada kalanya satu data yang sama perlu direkam lebih dari satu kali.

Data Flow Diagram

Data Flow Diagram ~ Sarana Dokumentasi Data dan Pemrosesan Data
Logical DFD (Data Flow Diagram Logika)
Logical DFD menekankan pada data tertentu dan apa yang dilakukan terhadap data tersebut

Simbol dalam DFD:

• Simbol Entitas (segiempat)
• Simbol Proses (lingkaran)
• Simbol simpanan data (dua garis sejajar)
• Simbol aliran data (anak panah)

Konteks Diagram adalah level logical DFD yang paling puncak.
Diagram level zero adalah pecahan dari konteks diagram). Setiap proses dalam diagram level zero ini, akan diberi nomor 1, 2 dan seterusnya.
Level one diagram adalah pecahan dari proses 1, 2 (dst) yang tergambar dalam diagram level zero. Setiap subproses ini akan diberi nomor, 1.1 atau 1.2 dan seterusnya.

Untuk lebih jelas tentang DFD, silahkan baca buku yang mengulas tentang DFD ….. buku apapun, silahkan dibawa untuk diskusi besok Selasa.

SOAL SATU

Rancanglah layout record Master File Mahasiswa (cukup sebutkan nama field, ukuran field dan tipe data). Minimal 10 elemen data (atau field).

SOAL DUA

Tentukan, apakah elemen data (field) berikut ini, akan muncul dalam Master File atau Transaction File, ataukah kedua nya. Jangan lupa, sebutkan, nama File (nama Tabel) nya, di sebelah kanan elemen data tersebut. Lihat contoh, untuk soal 1 (field tanggal ada dalam file transaksi, nama filenya Tabel Penjualan).

1. Tanggal ~ Transaction File ~ Tabel Penjualan
2. Saldo rekening
3. Nomor rekening
4. Jumlah pembayaran
5. Nama konsumen
6. Lokasi penjualan
7. Nomor telepon
8. Deskripsi produk
9. Kode produk
10. Alamat konsumen
11. Nomor faktur penjualan
12. Limit kredit
13. Nama pemasok
14. Kuantitas di tangan
15. Jumlah penjualan per faktur
16. Kode pemasok
17. Kuantitas diterima

Keamanan atas Sistem Pendukung Pemrosesan Informasi

Keamanan atas Sistem Pendukung Pemrosesan Informasi

PENGENDALIAN ATAS SUMBER DAYA PERUSAHAAN

• Proteksi dari akses oleh pihak yang tidak berwenang
• Proteksi dari bencana alam
• Proteksi dari breakdowns dan interupsi bisnis
• Pengawasan atas keamanan perusahaan (audit)

PROTEKSI DARI AKSES OLEH PIHAK YANG TIDAK BERWENANG

• Satpam
• Resepsionis
• Teralis
• Lampu penerangan
• Alarm pencuri
• Alarm kebakaran
• Alarm untuk mengawasi gerakan
• Pintu yang terkunci
• Monitor televisi
• Brankas
• Kas register yang terkunci
• Logs dan register
• Asuransi atas harta organisasi
• Batasan atas siapa yang boleh masuk ke area tertentu
• Terminal komputer yang terkunci
• Terminal komputer yang tidak dapat diakses
• Pintu yang hanya terbuka dengan kartu akses
• Kartu identitas karyawan
• Password
• Log in/log out tamu
• Foto para pengunjung/tamu
• Pemandu bagi tamu yang berkunjung ke area tertentu

PROTEKSI DARI BENCANA ALAM

• Sarana pemadam kebakaran
• Lemari tahan api
• Air conditioning (untuk mempertahankan suhu komputer)
• Pengendali kelembaban
• Ruang yang anti air
• Drainase yang baik
• Pendeteksi air bawah tanah
• Konstruksi bangunan tahan api
• Tenaga listrik cadangan (generator diesel)
• Asuransi
• Rencana keamanan dan kontijensi bencana
• Isolasi atas ruang computer

PROTEKSI DARI BREAKDOWNS DAN INTERUPSI BISNIS

• Sarana backup
• Asuransi

PROTEKSI ATAS DATA ORGANISASI
Data organisasi perlu diproteksi dalam hal:

• Deteksi dari pencurian atau akses data dari pihak yang tidak berwenang
• Deteksi atas usaha untuk mengakses atau merubah data
• Proteksi untuk mencegah kehilangan data dan perubahan data perusahaan
• Rekonstruksi atas data perusahaan yang rusak atau hilang

Deteksi dari pencurian atau akses data dari pihak yang tidak berwenang

• Pintu yang terkunci
• Terminal yang terkunci
• Akses yang terbatas
• Partisi atas penyimpanan data dan program
• Password
• Penghancur kertas
• Fungsi terminal yang terbatas
• Prosedur callback

Deteksi atas usaha untuk mengakses atau merubah data

• Log untuk mengakses data
• Log untuk mengendalikan data
• Aplikasi untuk mengendalikan akses
• Log atas perubahan program dan sistem

Proteksi untuk mencegah kehilangan data dan perubahan data perusahaan

• Log library
• Log transaksi
• Write protect atas media penyimpanan (CD, harddisk dll)
• Label eksternal
• Label internal
• Log batch control
• Lockout untuk menangani konkurensi

Rekonstruksi atas data perusahaan yang rusak atau hilang

• Log aktivitas
• Prosedur backup
• Prosedur rekonstruksi (restore)

KEAMANAN DAN PENGENDALIAN ATAS JARINGAN DAN WEB

Paparan risiko atas jaringan dan web:

• Kegagalan mentransmisi data
• Akses data oleh pihak yang tidak berwenang (tapping)
• Kesalahan dalam input data

Keamanan dan pengendalian yang dapat diaplikasikan:

• Penunjukkan admin untuk menangani masalah sekuritas
• Enkripsi pesan
• Penggunaan perangkat keras yang andal
• Backup yang terjadwal
• Pengendalian transmisi
• Penempatan server di lokasi yang aman
• Password
• Mekanisme validasi input
• Pembatasan akses

Selamat "Paskah 2008"

Kepada seluruh umat kristiani di segala penjuru bumi. Semoga Damai Paskah 2008 ini memberikan terang dan kekuatan untuk maju dalam kebenaran; kuat akal, budi dan rasa untuk dapat mengabdi Tuhan dengan segenap ketulusan, kejujuran, dan tanggung-jawab kita sebagai umat ciptaan-Nya. Semoga kita mampu hidup, bertahan dan maju didalam kebenaran dengan iringan firman Allah yang hidup didalam kita untuk mengarungi kehidupan di alam yang penuh dengan himpitan keras ini. Semoga kita dapat terbebas dari segala yang jahat. Amin

But Jesus kept silent.And the high priest answered and said to Him, "I put You under oath by the living God: Tell us if You are the Christ, the Son of God!"Jesus said to him, It is you said.Nevertheless, I say to you, hereafter you will see the Son of Man sitting at the right hand of the Power, and coming on the clouds of heaven"Matthew 26 : 63-64

ALGORITMA PASCAL

GABUNGAN ANTARA WHILE , FOR, CASE, PROCEDURE

uses wincrt;
procedure office;
vara,jml : integer;
nm,word,exl,pp : string;

begin
clrscr;
writeln(’DATA NILAI OFFICE’);
writeln(’——-----------————’);
write(’Jumlah Siswa :’); readln(jml);
for a := 1 to jml do
begin
write(’Nama ‘,a,’:');readln(nm);
write(’Nilai Ms.Word =’);readln(word);
write(’Nilai Ms.Excel =’);readln(exl);
write(’Nilai Ms.Power Point =’); readln(pp);
end;
end;

procedure desain;
vara,jml : integer;
nm,ps,cd : string;
begin
clrscr;
writeln(’DATA NILAI DESAIN’);
writeln(’—-----------—————’);
write(’Jumlah Siswa :’); readln(jml);
for a := 1 to jml do
begin
write(’Nama ‘,a,’:'); readln(nm);
write(’Nilai Photoshop =’); readln(ps);
write(’Nilai Corel Draw =’); readln(cd);
end;
end;

procedure pemrograman;
var a,jml : integer;
nm,nl : string;

begin
clrscr;
writeln(’DATA NILAI PEMROGRAMAN’);
writeln(’—------------------——————–’);
write(’Jumlah Siswa :’); readln(jml);
for a := 1 to jml do
begin
write(’Nama ‘,a,’:'); readln(nm);
write(’Nilai Nilai =’); readln(nl);
end;
end;


var pil,jwb : char;
begin
jwb := ‘Y’;
while (jwb = ‘Y’) or (jwb = ‘y’) do
begin
writeln(’PROGRAM INPUT DATA NILAI’);
writeln(’======================================’);
writeln(’1.MICROSOFT OFFICE’);
writeln(’2.DESAIN GRAFIS’);
writeln(’3.PEMROGRAMAN’);
writeln(’======================================’);
writeln(”);
write(’Pilihan Anda [1/2/3] = ‘); readln(pil);
case pil of‘1′ : office;‘2′ : desain;‘3′ : pemrograman;
else writeln(’Pilihan Anda Salah’);
end;
writeln(’————————’);
write(’Kembali Ke Menu [Y/T] = ‘);
readln(jwb);
clrscr;
end;
end.


GABUNGAN WHILE DAN IF

uses wincrt;
var ket :string;
pilihan,jwb : char;
pjg,lbr,ls,kl,r :integer;
p,l,t,vol : integer;volt,rt,tt :real;pi,lsl,kll :real;beginjwb := ‘Y’;
while (jwb = ‘Y’) or (jwb = ‘y’) do
begin
writeln(’Menu Pilihan ‘);
writeln(’———————————---------—’);
writeln(’a. Mencari luas & keliling Persegi ‘);
writeln(’b. Mencari luas & keliling lingkaran’);
writeln(’c. Mencari volume balok ‘);
writeln(’d. Mencari volume tabung ‘);
writeln(’————————————’);
write(’Pilihan Anda [a,b,c,d] : ‘);readln(pilihan);
pi :=3.14;
case pilihan of‘A’,'a’ : ket:= ‘Pilihan A’;
‘B’,'b’ : ket:= ‘Pilihan B’;
‘C’,'c’ : ket:= ‘Pilihan C’;
‘D’,'d’ : ket:= ‘Pilihan D’;
else ket:= ‘pilihan anda salah’;
end;
clrscr;
writeln(’Keterangan :’,ket);
if (pilihan = ‘a’) or (pilihan = ‘A’) then
begin
writeln(’Mencari luas & keliling Persegi’);
writeln(’——————————-----------’);
write(’nilai panjang : ‘);readln(pjg);
write(’nilai lebar : ‘);readln(lbr);
writeln(’ ‘);
ls := pjg * lbr;
kl :=2 * (pjg * lbr);
writeln(’Luas Persegi : ‘,ls);
writeln(’Keliling Persegi :’,kl);
writeln(’——————————-’);
write(’kembali ke menu utama [Y/T] :’); readln(jwb);
clrscr;
endelse
if (pilihan = ‘b’) or (pilihan = ‘B’) then

begin
writeln(’Mencari luas & keliling lingkaran’);
writeln(’——————————-’);
write(’nilai jari-jari : ‘);readln(r);
writeln(’ ‘);
lsl :=pi * r * r;
kll :=2 * pi * r;
writeln(’Luas Lingkaran :’,lsl:8:0);
writeln(’Keliling Lingkaran :’,kll:8:0);
writeln(’——————————-’);
write(’kembali ke menu utama [Y/T] :’); readln(jwb);
clrscr;
end

else if (pilihan =’c') or (pilihan =’C') then

begin
writeln(’Mencari volume balok’);
writeln(’——————————-’);
write(’nilai panjang : ‘);readln(p);
write(’nilai lebar : ‘);readln(l);
write(’nilai tinggi : ‘);readln(t);
writeln(’ ‘);
vol := p*l*t;
writeln(’volume balok :’,vol);
writeln(’——————————-’);
write(’kembali ke menu utama [Y/T] :’); readln(jwb);
clrscr;
endelse if (pilihan =’d') or (pilihan =’D') then
begin
writeln(’Mencari volume tabung’);
writeln(’——————————-’);
write(’jari-jari alas : ‘);readln(rt);
write(’tinggi tabung : ‘);readln(tt);
writeln(’ ‘);
volt := pi*(rt*rt)*tt;
writeln(’volume Tabung :’,volt:8:0);
writeln(’——————————-’);
write(’kembali ke menu utama [Y/T] :’); readln(jwb);
clrscr;
end;
end;
end.

GABUNGAN PROCEDURE DAN FUNCTION

uses wincrt;
procedure cash;
var nb : string;
hb,jml,tot : real;

begin
clrscr;
writeln(’PENJUALAN CASH’);
writeln(’——————’);
write(’Nama Barang :’); readln(nb);
write(’Harga Barang :’); readln(hb);
write(’Jumlah :’); readln(jml);
tot := hb * jml;
writeln(’Total = ‘,tot:8:0);
end;

procedure kredit;
var nb : string;
hb,jml,tot,la,ba : real;
begin

clrscr;
writeln(’PENJUALAN KREDIT’);
writeln(’——————’);
write(’Nama Barang :’); readln(nb);
write(’Harga Barang :’); readln(hb);
write(’Jumlah :’); readln(jml);
tot := hb * jml;
writeln(’Total = ‘,tot:8:0);
write(’Lama Angsuran : ‘); readln(la);
ba := tot/la;
writeln(’Besar Angsuran : ‘,ba:8:0);
end;

var pil,jwb : char;
begin
jwb := ‘Y’;
while (jwb = ‘Y’) or (jwb = ‘y’) do
begin
writeln(’DAFTAR PENJUALAN BARANG’);
writeln(’==========================’);
writeln(’1.PENJUALAN CASH’);
writeln(’2.PENJUALAN KREDIT’);
writeln(’==========================’);
writeln(”);
write(’Pilihan Anda [1/2] = ‘); readln(pil);
case pil of‘1′ : cash;‘2′ : kredit;
else writeln(’Pilihan Anda Salah’);
end;

writeln(’————————’);
write(’Kembali Ke Menu [Y/T] = ‘); readln(jwb);
clrscr;
end;
end.

GABUNGAN FUNCTION DAN FOR

uses wincrt;
var a,jml,nl,i : integer;
nm,nama,ket : string;
function kapital(ns : string) : string;
var i : integer;
begin
for i := 1 to length(ns) do
ns[i] := upcase(ns[i]);
kapital := ns;
end;

begin
writeln(’INPUT DATA NILAI’);
writeln(’==================’);
write(’Jumlah Siswa :’); readln(jml);
writeln(”);
for a := 1 to jml do
begin
write(’Nama ‘,a,’:'); readln(nm);
write(’Nilai =’); readln(nl);
writeln (’———————-’);
if nl > 85 thenket := ‘LULUS’ else ket := ‘GAGAL’;
nama := kapital(nm);
writeln(’Nama ‘,a,’:',nama);
writeln(’Keterangan’,a,’ :’,ket);
writeln(”);
end;
end.

ARRAY

uses wincrt;
var jml,a,b : integer;
nm,ket : array[1..40] of string;nl : array[1..40] of integer;

begin
writeln(’INPUT DATA NILAI’);
writeln(’==================’);
write(’Jumlah Siswa :’);
readln(jml);writeln(”);
for a := 1 to jml do

begin
write(’Nama ‘,a,’:'); readln(nm[a]);write(’Nilai =’); readln(nl[a]);writeln (”);
if nl[a] > 85 thenket[a] := ‘LULUS’
else ket[a] := ‘GAGAL’;
end;

for b := 1 to jml do
begin
writeln(’Nama ‘,b,’:',nm[b]);writeln(’Keterangan’,b,’ :’,ket[b]);writeln(”);end;
end.

GABUNGAN ARRAY DAN FOR

uses wincrt;
var jml,a,b: integer;
nm,ket : array[1..40] of string;hrg,jmlh,tot : array[1..40] of real;
begin
write(’Jumlah Data : ‘); readln(jml);
writeln(”);
for a := 1 to jml do
begin
write(’Nama Barang : ‘); readln(nm[a]);
write(’Harga : ‘); readln(hrg[a]);
write(’Jumlah : ‘); readln(jmlh[a]);
writeln(”);
end;

clrscr;

gotoxy(05,2);write(’===================================================’);
gotoxy(05,3); write(’Nama’);
gotoxy(15,3); write(’Harga’);
gotoxy(30,3); write(’Jumlah’);
gotoxy(50,3); write(’Total’);
gotoxy(05,4); write(’===================================================’);

for b := 1 to jml do
begin
tot[b] := hrg[b]*jmlh[b];
gotoxy(05,5+b); writeln(nm[b]);gotoxy(15,5+b); writeln(hrg[b]:8:0);gotoxy(30,5+b); writeln(jmlh[b]:8:0);gotoxy(50,5+b); writeln(tot[b]:8:0);
end;
end.

TUGAS P.P.A.N

Gong Xi Fat Choi - Merry Imlek - Selamat New Year

1. Apakah kegunaan dari Microsoft Excel ?
2. Fitur apa sajakah yang dimiliki Microsoft Excel ?
3. Mengapa banyak orang yang menggunakan Microsoft Excel ? Apakah Alasannya ?
4. Bagaimana peranan Microsoft Excel dalam kehidupan sehari-hari ?
5. Apakah dampak (positif dan negatif) pemakaian microsoft Excel dalam bidang Bisnis, Industri dan Ekonomi ?
6 Sebutkan software pengolah Worksheet selain Microsoft Excel (min 3), apa keunggulannya ?
7. Bual soal dan penyelesaiannya yang didalamnya ada penggunaan aplikasi formating, perintah logika (if), perintah pencarian nilai pada tabel (vlookup dan hlookup), fungsi string dan fungsi lainnya.



Tugas dikumpulkan paling lambat tanggal 11 Febriari 2008
Jawaban diketik dengan spasi 1.5.
Untuk yang mengumpulkan dengan menggunakan bahasa Inggris maka Nilai akan dikalikan 2 kali !

This asignment is individual workjob.

Had better you answer my assignment in English.!

Would you send Your workjob to sekretariat Computer Faculty

6th Floor UNAKI Crown Campus tower every days between 8.00am to 04.00pm.

Good Luck !. Have nice day !

If you have any question about this assignment,
you can send your miss understand in my e-mail : aris_eky_hs@yahoo.com
or maybe you have a friendster, please search my name to send massage.

Tutorial Microsoft Excel

Mengenal Microsoft Excel

Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode2 pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data2 perusahaan, hasil2 penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

Bekerja dengan Microsoft Excel

Lembar Kerja Microsoft Excel

Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah2 umum yang akan digunakan. Beberapa istilah2 umum yang diberikan pada gambar dibawah ini akan banyak digunakan dalam pembahasan selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila kita menghafalkannya dengan baik.

Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)

Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat table dibawah.

Tombol Keterangan
Enter Pindah satu sel ke bawah
Home Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif
Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp Pindah satu layer ke atas
PgDn Pindah satu layer ke bawah
Alt + PgUp Pindah satu layer ke kiri
Alt + PgDn Pindah satu layer ke kanan
Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya
Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya

Memasukkan Data ke Lembar Kerja
Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :
1. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data
2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan
3. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn

Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah2 berikut ini :

1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.
2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai.
Menggunakan Rumus

Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah + (penjumlahan), -(pengurangan), * (perkalian), dan ^ (perpangkatan).

Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
b. Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambng sama dengan (=).

Menulis Rumus dengan Referensi Sel
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
b. Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4 diubah, maka hasil di sel E5 pun akan ikut berubah.

Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk
Dengan menggunakan keyboard atau mouse :
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
b. Ketik “=” pada kolom baris rumus
c. Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”
d. Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.

Membuat Range/Blok Sel
Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris), copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dll. Dalam kondisi2 seperti ini, anda dapat menggunakan range/blok sel ini untuk memudahkan kerja anda.
Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah. Sebagai caontoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7

Range/blok sel dapat dibuat dengan beberapa cara :

Membuat Range Menggunakan Tombol Shift
a. Tempatkan penunjuk sel awal range/bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2
b. Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7

Membuat Range Menggunakan Mouse**
a. Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse harus barada dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel). (lihat Gambar 3).
b. Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu sel E7.

Membuat Kolom atau Baris
Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan mengklik huruf kolom atau nomor baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B bilai ingin menyorot seluruh kolom B.

Menyorot Sederetan Kolom atau Baris
Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D) atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini :
a. Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal
b. Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah(drag) pointer(penunjuk) mouse hingga menyorot seluruh baris itu

Menyorot Sederetan Kolom

Menghapus Data

Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats.
Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill

Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan dengan mengikuti langkah2 berikut ini :
1. Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya pilih/klik sel B2.
2. Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January)
3. Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)
4. Sorot/bloklah B2:B3. (Lihat Gambar5)
Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam
6. Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan.

Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum

AutoCalculate
Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan dengan cepat dan mudah dari data2 yang cukup banyak dalam suatu range tertentu. Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data angka (Sum).
Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :
1. Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data
2. Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung rata2 data.
3. Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

AutoSum
Fungsi AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (Σ).
Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Σ di toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.

Mengatur Lebar Kolom
1. Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse
Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut.
Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)-lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan.
2. Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang
Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya.
Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang yang ada pada kolom

Mengatur Tinggi Baris
Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
Catatan : Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut.
Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga tinggi baris sesuai yang diinginkan.

Mengatur Format Tampilan Huruf
Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna huruf (color) dan efek khusus lainnya dapat anda tambahkan dalam data anda.

Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di baris menu dan toolbar.

Format Melalui Perintah di Baris Menu
a. Sorot sel atau range yang akan anda format
b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan
c. Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font.
d. Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.

Meratakan Tampilan Data
Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu sel atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di tengah sel atau di tengah beberapa kolom tertentu.
Ada cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni dengan menggunakan perintah yang ada di baris menu dan toolbar.

Meratakan Data dengan Peintah di Baris Menu
a. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya
b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan
c. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment
d. Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak :
Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh). •
Horizontal
Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.
e. Klik OK

Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai
Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai
Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak dialog akan tampil
Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :
None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai •
Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range •
Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range •

Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan
Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan
Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan
Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang telah anda set. Klik OK bila sudah selesai.

Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom
Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data2 yang terlewat. Langkah2 yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :
Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan
Pilih dan klik di baris menu :
Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru •
Insert, Column untuk menyisipkan kolom baru •
Insert, Cells untuk menyisipkan sel baru •

Menghapus Sel, Baris atau Kolom
Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data2 yang mengalami penulisan dua kali. Untuk yang semacam ini, untuk memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan menghapus sel, baris ataupun kolom.

Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus
Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog Delete akan ditampilkan

Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :

Shift cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya.
Shift cells up, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada kolom sama di sebelah bawahnya •
Entire row, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atau range yang anda sorot
Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang anda sorot
Klik OK